Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Parteien

Verantwortlicher: das Sachverständigenbüro, wie im Auftrag benannt.

Auftragsverarbeiter: Dipl.-Ing. Volker Schröder, handelnd unter SonneAI Consulting, Schäferholzweg 34, 32257 Bünde, Deutschland, info@gutachtersuite.de, USt-IdNr. DE 262 603 767.

1 Gegenstand und Dauer

1.1 Der Auftragsverarbeiter betreibt für den Verantwortlichen die Software GutachterSuite — Akten, Adressen, Pläne, Fotos, Ton- und Videoaufnahmen, Feststellungen, Ortstermine und Ladungen, Entwurf des Gutachtens, Honorar und Rechnung, Posteingang, optional KI-Unterstützung — auf einer eigenen Installation unter ihrbuero.gutachtersuite.de.

1.2 Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags. Nach dessen Ende gelten die Regelungen zu Herausgabe und Löschung fort, bis sie erfüllt sind.

2 Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, Betroffene

2.1 Zweck: Betrieb der Software ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen. Keine eigene Nutzung zu anderen Zwecken, kein Verkauf von Daten, kein Training von Modellen mit Daten des Verantwortlichen.

2.2 Kategorien betroffener Personen:

• Auftraggeber und deren Ansprechpersonen (Gerichte, Versicherer, Unternehmen, Privatpersonen)
• Parteien und Beteiligte eines gerichtlichen oder außergerichtlichen Verfahrens, einschließlich Prozessbevollmächtigter
• Eigentümer, Bewohner, Mieter und Nachbarn der begutachteten Objekte
• Teilnehmer an Ortsterminen (Handwerker, Bauleiter, Verwalter, Zeugen)
• Personen, die auf Fotos, Ton- oder Videoaufnahmen erkennbar sind
• Gutachter und Mitarbeiter des Verantwortlichen (Nutzerkonten)

2.3 Arten personenbezogener Daten (je nach Nutzung):

• Stammdaten (Name, Anschrift, Telefon, Handy, E-Mail, Funktion)
• Aktenzeichen, Auftragsschreiben, Beweisbeschlüsse, Schriftsätze, Beweisfragen
• Anschrift und Beschreibung des begutachteten Objekts
• Pläne, Fotos, Ton- und Videoaufnahmen, Notizen, Feststellungen, Entwurfstexte
• Ladungen zu Ortsterminen und deren Nachweise (Versandweg, Datum, Message-ID)
• Zeiten, Honoraraufstellungen, Rechnungen, Zahlungsstatus gegenüber dem Büro
• E-Mails und Anhänge, soweit sie in den Posteingang der Software gelangen
• technische Protokolle (Anmeldung, Änderungen, Fehler, Sicherungen)

2.4 Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Software, können aber in Unterlagen des Verantwortlichen enthalten sein — etwa Angaben zur Gesundheit eines Bewohners in einem Schriftsatz zu einem Feuchteschaden. Der Verantwortliche entscheidet, was er hochlädt; der Auftragsverarbeiter behandelt alle Inhalte gleich vertraulich.

3 Weisungsbindung

3.1 Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, einschließlich hinsichtlich der Übermittlung in ein Drittland, es sei denn, er ist durch Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats dazu verpflichtet.

3.2 Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform, in der Regel über die Funktionen der Software (Anlegen, Ändern, Löschen, Freigeben) oder an info@gutachtersuite.de.

3.3 Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er das dem Verantwortlichen unverzüglich mit.

4 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter trifft mindestens folgende Maßnahmen und hält sie auf dem Stand der Technik:

Einzelheiten kann der Auftragsverarbeiter anpassen, wenn das Schutzniveau gleichwertig bleibt; wesentliche Absenkungen teilt er mit.

5 Unterauftragnehmer

5.1 Der Verantwortliche genehmigt die folgenden Unterauftragnehmer:

Hinterlegt der Verantwortliche seinen eigenen Zugang bei einem Modell-Anbieter, ist dieser Anbieter sein Vertragspartner und kein Unterauftragnehmer nach diesem Vertrag. Der Hoster der Website gutachtersuite.de verarbeitet keine Daten des Verantwortlichen und ist nicht Unterauftragnehmer.

5.2 Weitere Unterauftragnehmer darf der Auftragsverarbeiter nur einsetzen, nachdem er den Verantwortlichen rechtzeitig in Textform informiert hat und dieser nicht innerhalb von 14 Tagen widersprochen hat. Bei Widerspruch können die Parteien den betroffenen Teil der Leistung aussetzen oder den Hauptvertrag kündigen.

5.3 Der Auftragsverarbeiter legt Unterauftragnehmern vertraglich dieselben Pflichten auf wie in diesem Vertrag.

6 Unterstützung bei Betroffenenrechten

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit dieser Anfragen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch erfüllen kann. Soweit die Funktion in der Software liegt (Adressarchiv, Akte, Sicherung als Download), nutzt der Verantwortliche sie selbst. Darüber hinaus antwortet der Auftragsverarbeiter in der Regel innerhalb von zehn Werktagen.

7 Meldepflichten

Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, nachdem er von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangt hat, mit den nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO nützlichen Angaben, soweit sie ihm vorliegen. Die Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde und den Betroffenen bleibt beim Verantwortlichen.

8 Herausgabe und Löschung

8.1 Der Verantwortliche kann jederzeit eine vollständige Sicherung seiner Installation (Datenbank und Dateien) aus der Software herunterladen. Nach Ende des Hauptvertrags stellt der Auftragsverarbeiter diese Sicherung auf Verlangen bereit und löscht danach die verbleibenden Kopien, soweit nicht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

8.2 Sicherungskopien laufen im Sicherungszyklus aus (Abschnitt 4: 7 Tage lokal, 90 Tage im Objektspeicher). Eine schriftliche Löschbestätigung erteilt der Auftragsverarbeiter auf Wunsch.

8.3 Der Verantwortliche kann einzelne Datensätze jederzeit selbst löschen, soweit die Software das hergibt. Aufbewahrungsfristen des Sachverständigen — etwa § 2 Abs. 4 JVEG oder die Sachverständigenordnung seiner Kammer — sind Sache des Verantwortlichen; die Software löscht nichts von selbst.

9 Nachweis und Kontrolle

9.1 Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der in Art. 28 DSGVO festgelegten Pflichten zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen — einschließlich Inspektionen — durch den Verantwortlichen oder einen von diesem beauftragten Prüfer.

9.2 Prüfungen werden angekündigt, finden während der üblichen Geschäftszeiten statt und dürfen den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören. Remote-Nachweise und vorhandene Auditberichte gehen einer Vor-Ort-Prüfung vor, soweit sie den Zweck erfüllen. Reise- und Prüfaufwand trägt der Verantwortliche, außer die Prüfung ergibt einen erheblichen Pflichtverstoß.

10 Vertraulichkeit, § 203 StGB, Verzeichnis

10.1 Zur Verarbeitung befugte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

10.2 Ist der Verantwortliche öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger und damit Geheimnisträger nach § 203 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 StGB, verpflichtet sich der Auftragsverarbeiter hiermit nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB zur Geheimhaltung aller ihm im Rahmen dieses Vertrags bekannt werdenden fremden Geheimnisse und belehrt die bei ihm mitwirkenden Personen entsprechend. Eine gesonderte Verpflichtungserklärung ist nicht erforderlich; der Verantwortliche kann sie gleichwohl verlangen.

10.3 Der Auftragsverarbeiter führt die erforderlichen Angaben für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, soweit sie ihn als Auftragsverarbeiter treffen.

11 Haftung

Die Haftung richtet sich nach dem Hauptvertrag und den gesetzlichen Vorschriften, insbesondere Art. 82 DSGVO.

12 Schlussbestimmungen

12.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

12.2 Änderungen bedürfen der Textform. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Die unterschriftsfähige Fassung mit Feldern für Ihr Büro schicken wir mit dem Auftrag; auf Wunsch vorab an info@gutachtersuite.de.